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word自動圖文集實用技巧 Word重復插入相同內容太繁瑣?一招幫你

時間:2019-01-22 23:03來源:Office教程學習網 www.npmwc.tw編輯:麥田守望者

平常我們在使用Word進行文檔編輯時,總要重復輸入一些內容,例如公司地址、網址和郵箱,或公司標準文件條款,或各分公司通訊地址列表等等。這些枯燥的重復內容是不是讓您感到厭倦和乏味呢?

其實利用Word中“自動圖文集”的功能可以輕松將文字、圖片、表格、符號等等元素信息預先存入您經常用到的詞條,需要的時候您鼠標一點,即把收存起來的信息插入到文檔中來
一 、添加詞條和圖片
添加詞條和圖片就是利用自動圖文集功能來存儲需要經常重復使用的文字或圖形。
方法一:先在文檔中將需要添加到自動圖文集中的文本和圖片設置好并選中,再依次點擊【插入】-【文本】-【文檔部件】-【自動圖文集】-【將所選內容保存到自動圖文集庫】命令,在打開如圖所示的對話框進行命名并保存即可
word將所選內容保存到自動圖文集庫
方法二:還可以在文檔中選中已設置好且需要添加到自動圖文集中的文本和圖片,然后按Alt+F3鍵可以打開“新建構建基塊”對話框,對詞條進行命名并保存,也能創建新的詞條。
word新建構建基塊
需要注意的是,在添加詞條時,輸入或選定的詞條名稱的長度包括空格不能超過32個字符哦~~~
 
二 、使用詞條
當我們需要在文檔中錄入剛新建的詞條信息時,只需要簡單幾步操作就可以完成錄入了。
方法為:依次點擊【插入】-【文本】-【文檔部件】-【自動圖文集】,在其下拉列表中選擇您所需要的詞條,如圖所示。
word插入自動圖文集詞條
 
三 、創建快捷按鈕
若每次使用詞條,都需要依次點擊菜單命令進行添加,有沒有覺得操作步驟比較繁復,那么如何讓操作更為簡便快捷呢?我們可以在快速訪問工具欄添加自動圖文集的快捷按鈕。
點擊【文件】-【選項】命令,打開“Word選項”按鈕,選擇“快速訪問工具欄”選項卡,在“從下拉位置選擇命令”列表框中選擇“所有命令”,然后在下方的列表框中選擇“自動圖文集”選項,單擊“添加”按鈕,再單擊”確定“按鈕,這樣在快速訪問工具欄中就出現了“自動圖文集”的快捷按鈕,使用時只需單擊該按鈕就可以快速使用創建的詞條啦!
四、刪除詞條
如果想要刪除詞條,怎么操作呢?方法非常簡單:
點擊【插入】-【文本】-【文檔部件】-【自動圖文集】,在需要刪除的詞條上單擊鼠標右鍵,選擇”整理和刪除“命令,在打開的對話框中選擇需要刪除的詞條,再點擊”刪除“按鈕,然后依次點擊”是“和”關閉“按鈕。再次展開”自動圖文集“列表框,可發現已沒有”部落窩教育“這個詞條了。
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標簽(Tag):word自動圖文集實用技巧 Word重復插入相同內容
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